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Aktuelles zur Gelangensbestätigung

Zum 1. Januar 2014 wurden die Nachweispflichten für Lieferungen ins EU-Ausland an Unternehmer verschärft. Das betrifft auch ausnahmslos die Online-Händler, die Waren ins EU-Ausland liefern. Diese haben dann die Pflicht, den Nachweis zu erbringen, dass die gelieferten Waren tatsächlich an ihrem Bestimmungsort gelangt sind. Sind die betreffenden Händler nicht in der Lage diese Nachweise zu erbringen, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen und für die Lieferung Umsatzsteuer festsetzen.

Unternehmer sollten sich daher dringend für eine der bestehenden möglichen Vorgehensweisen entscheiden, die notwendigen und den Regelungen entsprechenden Vordrucke erstellen sowie die bestehenden Änderungen mit Mitarbeitern und Versanddienstleistern besprechen.

Ein besonderer Handlungsbedarf besteht in den Fällen, in denen der Abnehmer oder Lieferant die Ware selbst über die Grenze befördert. Während bislang eine Unterschrift bei der Abholung als Nachweis genügte, muss seit 1. Januar 2014 der Empfänger die Ankunft der Ware im EU-Ausland bescheinigen. Eine Alternative zu dieser sogenannten „Gelangensbestätigung“ gibt es in diesem Fall gar nicht.

Die Gelangensbestätigung muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden:

  • Name und Anschrift des Abnehmers,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware,
  • Angabe von Ort und Monat des Erhalts der Lieferung oder den Ort und Monat der erfolgten Beförderung,
  • Ausstellungsdatum des Nachweisdokumentes sowie
  • Unterschrift des Abnehmers.

Dabei besteht nicht nur die Möglichkeit die Gelangensbestätigung elektronisch (z.B. per E-Mail), sondern auch als monatliche oder vierteljährliche Sammelbestätigung (ggf. auch mehrere Sammelbestätigungen für unterschiedliche Quartale in einem Zeitpunkt) vom Abnehmer oder einem Beauftragten an den liefernden Unternehmer zu übermitteln.

Noch einfacher ist es bei den übrigen, meist gängigen Versandwegen. Dort werden weitere Nachweiserleichterungen gewährt. Üblicherweise sind diese Nachweise z.B. Frachtbriefe mit Unterschriften des Empfängers und des Absenders oder eine Spediteurbescheinigung. Auch diese Belege dürfen vom Spediteur elektronisch übermittelt werden und sind dann auch ohne seine Unterschrift gültig. Sollte – wie beim Online-Versandhandel üblich – ein Kurierdienstleister beauftragt werden, genügt als Nachweis neben dem schriftlichen oder elektronischen Auftrag ein bei der Beförderung üblicherweise erstelltes lückenloses Transportprotokoll.

Bei Postsendungen ist eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die jeweiligen Entgegennahmen der Sendungen ausreichend. Zu beachten ist dabei, dass jedes Nachweisdokument bestimmten Angabenerfordernissen gerecht werden muss, über die sich die betreffenden Unternehmer rechtzeitig informieren sollten.

Unser Praxis-Tipp zur Gelangensbestätigung sieht daher vor, dass, so noch nicht erfolgt, ein einheitliches Vorgehen im gesamten Unternehmen geplant wird, das alle Beteiligten einbezieht. Zudem sollten bestehende, von allen Mitarbeitern genutzte oder zu nutzende Vordrucke überprüft und gegebenenfalls aktualisiert sowie bestimmte steuerliche Maßnahmen im IT-Bereich (z.B. Einrichtung von „Entry-certificate@x-GmbH.de“) ergriffen werden. So können entstandene Lücken in Nachweisführung bei EU-Lieferungen an andere Unternehmer mit Hilfe der Einholung mehrerer Sammelbestätigungen beseitigt werden.


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