Worauf Sie bei Geschäftsbriefen und Rechnungen besonders achten müssen

Das Problem

Immer wieder sind Geschäftsbriefe und Rechnungen fehlerhaft. Wegen eines unvollständigen oder unrichtigen Geschäftsbriefes drohen Bußgelder. Zudem sind die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens auch zivilrechtlich haftbar.

Was gilt als Geschäftsbrief?

Als Geschäftsbrief gilt in der Regel jeder an einen Empfänger gerichtete externe Schriftverkehr. Davon sind insbesondere erfasst:

  • alle Briefe, Faxe und E-Mails;
  • alle Rechnungen, Angebote,

Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

Die Anforderungen

Das Gesetz stellt vielfältige Anforderungen an die formale Richtigkeit der geschäftlichen Korrespondenz und Rechnungserstellung.

I. Im Handelsregister eingetragene Unternehmen

Für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen gelten bei der Gestaltung der Geschäftsbriefe besondere gesetzliche Regelungen. Die zwingenden Angaben, wie zum Beispiel die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, sind jederzeit auf einem Geschäftsbrief anzugeben.

Je nach Rechtsform des Unternehmens sind weitere spezialgesetzliche Vorschriften zu beachten. Insbesondere bei Kapitalgesellschaften, wie einer GmbH, bedarf es zusätzlicher Pflichtangaben, wie z.B. die Benennung aller Geschäftsführer der Gesellschaft, etc.

II. Rechnungserstellung

Unter einer Rechnung versteht man jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.

Sie sollten unbedingt alle gesetzlichen Vorgaben im Detail kennen, denn die Verletzung der Pflichten bezüglich der Ausstellung oder Aufbewahrung von Rechnungen, ist teils mit nicht unerheblichen Bußgeldern beschwert.
Achten Sie auch darauf, dass für elektronisch übermittelte Rechnungen, wiederum andere Anforderungen gelten können, so zum Beispiel die explizit angeordnete elektronische Aufbewahrungspflicht für elektronisch übersandte Rechnungen.

Schließlich sollten Sie im Blick haben, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten. Alle formalen Anforderungen an Geschäftsbriefe sind damit auch für Rechnungen relevant.

Ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, weil bestimmte Pflichtangaben fehlen oder unzutreffend sind, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Die Finanzämter prüfen bei Außen- oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sehr gründlich, ob die Rechnungen alle Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug erfüllen.

Ihr Nutzen

Nutzen Sie unsere jahrelange Expertise in der Betreuung mittelständischer Unternehmen. Eine Prüfung ihrer Geschäftsbriefe und Rechnungen verschafft Ihnen Rechtssicherheit und vermeidet unliebsame Überraschungen.

Kosten und Ablauf

Wir stellen für Sie mit wenig Aufwand die rechtliche Unbedenklichkeit von ihren Geschäftsbriefen und Rechnungen sicher. Für weitere Informationen bezüglich unseres Leistungsumfangs und der Kosten stehen wir Ihnen jederzeit gerne bereit.