Tipps zur Vermeidung typischer Fehler

Unabhängig davon, ob man dem Begriff der „Generation Praktikum“ zustimmen mag oder nicht, stellen Praktika unumstritten eine etablierte Möglichkeit zur Generierung von Praxiserfahrung während und nach der Ausbildung dar. Trotz dieser Relevanz besteht nicht selten Unsicherheit über die Rahmenbedingungen und konkreten vertraglichen Wirkungen sowohl seitens der Praktikanten, als auch der Arbeitgeber. Insbesondere gilt dies angesichts der Verabschiedung des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz – MiLoG), welches ab dem 1. Januar 2015 einen Mindestlohn von 8,50 Euro grundsätzlich – aber nicht ausnahmslos – auch für Praktikanten vorschreibt. Der nachstehende Beitrag stellt aus diesem Grund dar, welche Rechtstellung Praktikanten einnehmen und wie Arbeitgeber vor unerwarteten Personalkosten und Aufwendungen bewahrt werden können.

1. Abgrenzung freiwilliges Praktikum/Pflichtpraktikum/Werkstudent

Beim Praktikumsverhältnis steht erstrangig der Ausbildungszweck und gerade nicht die Erbringung von Arbeitsleistungen im Vordergrund. Hierbei wird zwischen freiwilligen Praktika und Pflichtpraktika unterschieden. Um ein Pflichtpraktikum handelt es sich, wenn das Praktikum von einer Studien- oder Prüfungsordnung etc. zwingend vorgeschrieben ist. Während bei Pflichtpraktika in der Regel weder ein Ausbildungs- noch ein Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen zustande kommt, ergeben sich die Rechte und Pflichten bei einem freiwilligen Praktikum entweder aus dem Praktikumsvertrag oder mit Einschränkungen aus dem Berufsausbildungsgesetz (§ 26 BBiG).

Mit der Beschäftigung eines Werkstudenten werden hingegen andere Ziele verfolgt. Hierbei steht der Austausch zwischen Arbeitsleistung und Vergütung im Vordergrund, auch wenn hierfür das Anlernen durch den Arbeitgeber ebenso erforderlich sein kann. Neben der Vergütungspflicht gelten hier alle arbeitsrechtlichen Bestimmungen.

2. Vergütung

Mit Einführung des Mindestlohngesetzes gilt in Deutschland ab dem 1. Januar 2015 der gesetzliche Mindestlohn von 8,50 Euro pro Stunde. Praktikanten werden durch § 22 Abs. 1 MiLoG explizit in den Anwendungsbereich des Gesetzes aufgenommen. § 22 Abs. 2 Nr. 1-4 MiLoG statuiert jedoch Ausnahmen für diese Regel, wobei die Darlegungs- und Beweislast für das Vorliegen der dort aufgeführten Praktikumsverhältnisse stets beim Arbeitgeber liegt.

Zunächst nimmt Nr. 1 diejenigen Praktika, welche auf Grund einer schulrechtlichen Bestimmung, einer Ausbildungsordnung, einer hochschulrechtlichen Bestimmung oder im Rahmen einer Ausbildung an einer gesetzlich geregelten Berufsakademie geleistet werden – also Pflichtpraktika – unabhängig von deren Dauer vom Mindestlohn aus. Hierunter fallen unter anderem die Praxisphasen eines dualen Studiums sowie die Unterhaltsbeihilfe für Rechtsreferendare und das im Medizinstudium vorgesehene „praktische Jahr“. Ebenfalls ausgenommen sind gem. Nr. 2 (freiwillige) Praktika von bis zu drei Monaten, die zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder für die Aufnahme eines Studiums sowie gem. Nr. 3 Praktika, welche begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung geleistet werden, sofern nicht zuvor ein Praktikumsverhältnis mit demselben Ausbildenden bestanden hat.

Praktikanten, die an einer Einstiegsqualifizierung nach § 54a SGB III oder an einer Berufsausbildungsvorbereitung nach §§ 68 bis 70 des BBiG teilnehmen, fallen gem. Nr. 4 ebenfalls nicht unter den Mindestlohn. Während für Pflichtpraktikanten somit kein gesetzlicher Vergütungsanspruch besteht, sind freiwillige Praktika nur bis zu einer Dauer von drei Monaten vom Mindestlohn befreit. In letzterer Konstellation ergibt sich jedoch eine Pflicht des Arbeitgebers zur Zahlung einer angemessenen Vergütung aus §§ 26, 17 BBiG. Ein Anhaltspunkt zu deren Bemessung kann die Höhe der Ausbildungsvergütung sein. Ebenfalls keinen Anspruch auf Mindestlohn haben Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung. Zudem fallen nach dem Willen des Gesetzgebers Volontariate nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes. Einen Sonderfall bilden Studenten, die ihre Abschlussarbeiten – häufig gegen Vergütung – in Unternehmen schreiben. Hier gilt es zu unterscheiden, ob der Student hauptsächlich mit der Erstellung dieser Arbeit oder mit der Erbringung von Arbeitsleistungen beschäftigt ist. In erstgenannter Situation ist diese als Rechtsverhältnis eigener Art nicht vom Mindestlohngesetz erfasst, in letzterer nur im Rahmen der gesetzlich ausgenommenen drei Monate. Der Mindestlohn gilt jedoch mangels einer gesetzlichen Ausnahmeregelung für sämtliche Praktika nach dem Studienabschluss sowie für Trainees und Werkstudenten, da bei diesen regelmäßig die Arbeitsleistung im Vordergrund steht.

Wird der Mindestlohn trotz eines Anspruchs des Praktikanten nicht oder nicht rechtzeitig ausgezahlt, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße bis zu 500.000 Euro geahndet werden kann (§ 21 Abs. 3 MiLoG). Wurde eine Vergütung vereinbart bzw. gesetzlich konstatiert, ist auch im Krankheitsfall von einer Entgeltfortzahlung auszugehen (§ 19 BBiG). Bei Werkstudenten und Trainees besteht dieser Anspruch unter der Voraussetzung, dass das Arbeitsverhältnis ununterbrochen bereits mindestens vier Wochen andauert (§ 3 Abs. 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)).

3. Vertrag

§ 1 des Nachweisgesetzes (NachwG) nimmt nun auch diejenigen Praktikanten, die gem. § 22 Abs. 1 MiLoG als Arbeitnehmer gelten, in seinen Anwendungsbereich auf. Handelt es sich somit um ein Pflichtpraktikum als Teil der Schulausbildung oder des Studiums, richten sich die Praktikumsvoraussetzungen weiterhin nach den maßgeblichen Schul-, Hochschul- oder Studienordnungen. Ein Vertrag mit dem Betrieb ist nicht erforderlich. Ebenso gilt dies für die weiteren oben aufgeführten Ausnahmen. Ist das Praktikum hingegen mindestlohnpflichtig, ist seit dem 16. August 2014 ein Praktikumsvertrag erforderlich, der schriftlich und vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet zu erfolgen hat. Die elektronische Form ist nicht ausreichend. Der Praktikumsvertrag muss unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, niedergelegt werden und die in § 2 Abs. 1a NachwG genannten Mindestangaben enthalten. Es empfiehlt sich ohnedies, zwecks Beweissicherung und Rechtsklarheit grundsätzlich einen Vertrag schriftlich zu fixieren.

4. Probezeit vs. Probearbeitsverhältnis

Eine weitere Frage ist, ob die Vereinbarung einer Probezeit im Praktikum möglich ist. Bei einem Pflichtpraktikum ist die Vereinbarung einer Probezeit grundsätzlich nicht vorgesehen, bei einem freiwilligen Praktikum hingegen schon (§ 20 BBiG). Die Dauer der Probezeit kann hierbei ein bis vier Monate betragen. Während dieser ist eine Kündigung gem. § 22 BBiG jederzeit fristlos möglich.

5. Scheinpraktikum

Steht nicht die Vermittlung praktischer Erfahrungen und Kenntnisse, sondern die Erbringung von Arbeitsleistungen im Vordergrund, handelt es sich nicht um ein Praktikum, sondern um ein Arbeitsverhältnis. Ein solches „Scheinpraktikum“ kann neben einer möglichen Ungültigkeit des Vertrages finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen, beispielsweise die Nachzahlung von Vergütungsansprüchen. Der Arbeitgeber trägt dann die Beweislast dafür, dass der Ausbildungszweck des „Praktikums“ deutlich überwiegt und der Praktikant nicht als Arbeitnehmer eingesetzt wird, insbesondere dann, wenn im „Praktikums-Vertrag“ typische Arbeitspflichten des Praktikanten festgeschrieben sind. Sofern ein mutwilliges Vorgehen des Arbeitgebers vorliegt und das vermeintliche Praktikum nicht vergütet wird, macht sich dieser wegen Vorenthaltung von Sozialversicherungsbeiträgen sogar strafbar, da das tatsächlich zu zahlende Entgelt für die Sozialversicherungsbeiträge in voller Höhe gilt. Dies gilt auch für die anfallende Lohnsteuer.

6. Urlaubsanspruch

Während bei einem Pflichtpraktikum kein Urlaubsanspruch existiert, haben Praktikanten bei einem freiwilligen Praktikum Anspruch auf einen jährlichen Erholungsurlaub von mindestens 24 Werktagen (vier Wochen), welcher in Bezug auf die Praktikumsdauer anteilig berechnet werden muss. Bei Werkstudenten werden diese Vorschriften wie bei normalen Arbeitnehmern direkt angewendet, sodass auch ihnen ein vierwöchiger Erholungsurlaub zusteht.

7. Arbeitszeitregelungen

Grundsätzlich darf die Arbeitszeit für alle genannten Rechtsverhältnisse acht Stunden am Tag nicht überschreiten (§ 3 ArbZG). Für minderjährige Praktikanten im Alter von 15 bis 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz, das besondere Regelungen hinsichtlich Arbeits-, Pausen- und Urlaubszeiten vorsieht und bestimmte Tätigkeiten verbietet.

Nach sechs Stunden ist die Arbeit durch eine Pause von 30 Minuten zu unterbrechen (§ 4 ArbZG). Die Pflicht zur Sonn- und Feiertagsruhe ergibt sich aus § 9 ArbZG. Ausnahmen von diesem Beschäftigungsverbot regelt § 10 ArbZG. Der Arbeitgeber ist dem Praktikanten dann aber zur Gewährung eines Ersatzruhetags verpflichtet.

8. Sozialversicherungspflicht

Der Arbeitgeber hat den Sozialversicherungsbehörden alle Praktikanten oder Werkstudenten zu melden. Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung hängt nicht nur davon ab, ob es sich um ein freiwilliges Praktikum oder um ein Pflichtpraktikum handelt, entscheidend ist auch, ob und in welcher Höhe der Praktikant ein Entgelt erhält und zu welchem Zeitpunkt das Praktikum absolviert wird. Die nachfolgende Übersicht soll es erleichtern, den „Dschungel“ der einzelnen sozialversicherungsrechtlichen Normen zu durchleuchten:

9. Unfallversicherung

Schüler sind im Rahmen von Betriebspraktika automatisch gesetzlich versichert, der Unfallversicherungsträger der Schule ist zuständig. Ist das Praktikum ein Bestandteil des Studienganges, besteht der Unfallversicherungsschutz über den Unfallversicherungsträger der Hochschule, § 2 Abs. 1 Nr. 8c SGB VII. Freiwillige Praktikanten sind bei dem Unfallversicherungsträger des Unternehmens versichert, sofern sie im Betrieb eingebunden bzw. weisungsgebunden sind. Der Arbeitgeber trägt dann entsprechend einer möglichen Vergütung die Versicherungsbeiträge zur Unfallversicherung. Praktikanten, die ihre Diplom-, Bachelor- bzw. Master- oder Doktorarbeit in einem Unternehmen schreiben, sind in der Regel nicht versichert, da sie im Eigeninteresse tätig sind.

10. Lohnsteuer

Lohnsteuerpflicht entsteht nur dann, wenn tatsächlich eine Vergütung für die Praktikantentätigkeit gezahlt wird. Die Vergütung unterliegt als Arbeitslohn dem Lohnsteuerabzug nach den allgemeinen Grundsätzen. Steuerfrei sind Einnahmen bis zu 8.354 Euro im Jahr. Praktikanten dürfen von dem zu versteuernden Betrag alle Kosten abziehen, die im Zusammenhang mit dem Praktikum entstanden sind, z. B. Fahrtkosten. Studenten können den Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.000 Euro sowie den Sonderausgabenpauschbetrag von 36 Euro geltend machen.

Anstelle der individuellen Besteuerung besteht auch die Möglichkeit der Pauschalversteuerung nach § 40a EStG. Bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen erfolgt eine Pauschalierung in Höhe von zwei Prozent des Arbeitsentgelts, bei einem Minijob i.S.d. Sozialversicherungsrechts, kann die Lohnsteuer mit 20 % des Arbeitslohns pauschaliert werden.

11. Arbeitsschutz

Unabhängig von der Art des Praktikums greifen immer die allgemeinen arbeitsschutzrechtlichen Regelungen zum Schutz vor gesundheitlichen Gefahren am Arbeitsplatz, wie beispielsweise das Arbeitsschutzgesetz, das Arbeitssicherheitsgesetz oder auch technische Regeln für Gefahrstoffe oder biologische Arbeitsstoffe.

12. Haftung

Für die Haftung eines Praktikanten für von diesem verursachte Schäden gilt die Rechtsprechung zur Arbeitnehmerhaftung entsprechend. Der sogenannte innerbetriebliche Schadensausgleich umschreibt eine Haftungseinschränkung: Bei einfacher Fahrlässigkeit entfällt der Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers ganz. Bei mittlerer Fahrlässigkeit wird die Haftung anhand einer Abwägung zwischen dem Verschulden des Arbeitnehmers und dem Betriebsrisiko des Arbeitgebers zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gequotelt (§ 254 BGB analog). Bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer in vollem Umfang.

13. Beendigung/Kündigung

Praktika gehen die Parteien in der Regel für eine bestimmte Dauer ein. In diesen Fällen endet das Verhältnis automatisch mit Fristablauf. Eine Kündigung des freiwilligen Praktikantenverhältnisses ist innerhalb der vertraglich geregelten Probezeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gestattet. Nach Ablauf dieser Probezeit kann dem Praktikanten aufgrund der Befristung nur aus einem wichtigen Grund außerordentlich fristlos gekündigt werden. Da der Praktikant aber nicht zur Erbringung von Arbeitsleitungen verpflichtet ist, liegt kein Kündigungsgrund vor, wenn der Praktikant die geforderte Arbeitsleistung nicht erbringt. Anderes gilt, wenn der Praktikant den Zweck seiner Ausbildung dadurch gefährdet, dass er ständig und erheblich zu spät kommt, die Ausbildungsstätte vorzeitig verlässt oder alle Ausbildungsbemühungen deutlich ablehnt. 
Der Praktikant kann das Praktikumsverhältnis auch nach der Probezeit entweder außerordentlich oder innerhalb einer Kündigungsfrist von vier Wochen beenden, z.B. aufgrund eines Praktikumswechsels. Die außerordentliche Kündigung eines freiwillig absolvierten Praktikums muss immer schriftlich erfolgen und die Kündigungsgründe nennen. Für Werkstudenten gelten wiederum die arbeitsrechtlichen Vorschriften zur Kündigung.

Da ein Pflichtpraktikum, wie erläutert, kein Arbeitsverhältnis darstellt, sind die arbeitsrechtlichen Kündigungsvorschriften nicht einschlägig. Allerdings ist es dem Arbeitgeber untersagt, das Praktikumsverhältnis grundlos zu beenden, da die Beendigung den Praktikanten um die Anerkennung einer Studienleistung bringen und seine Ausbildungszeit möglicherweise erheblich verlängern könnte. Des Weiteren kann jedes Praktikumsverhältnis wie beim Arbeitsverhältnis per Aufhebungsvertrag in beidseitigem Einvernehmen mit sofortiger Wirkung beendet werden. 

14. Übernahme des Praktikanten in ein Arbeitsverhältnis

Ein Arbeitgeber ist keineswegs dazu verpflichtet, nach erfolgreich absolviertem Praktikum ein Übernahmeangebot zu machen. Fraglich ist jedoch, ob die Praktikumszeit vor einem anschließend begonnenen Arbeitsverhältnis auf dessen Probezeit angerechnet werden kann. Dies wird in der Rechtsprechung nicht einheitlich beurteilt. Sinn und Zweck der Vereinbarung einer Probezeit ist es gerade, die Eignung des eingestellten Arbeitnehmers zu erkunden. Dieser Zweck ist jedoch bereits dann erfüllt, wenn das Praktikum bzw. die Werkstudententätigkeit der Arbeitsleistung entspricht, für die der Arbeitnehmer eingestellt werden soll und dessen Tätigkeit in einer zeitlichen Nähe zur Festanstellung steht.

Die Rechtsprechung tendiert dennoch dahin, die vorgeschaltete Praktikums- oder Werkstudententätigkeit nicht einzubeziehen, da sie einen anderen Inhalt als das Arbeitsverhältnis habe. Infolgedessen bestünden während der Praktikumszeit noch nicht die wechselseitigen Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sodass dem Arbeitgeber eine erneute „Prüfung“ des eingestellten Arbeitnehmers zugestanden wird. Das BAG misst dabei die Dauer der Probezeit an § 622 Abs. 3 BGB, also an der Grenze von sechs Monaten.