Nachweis der ordnungsgemäßen Ladung nichterschienener Gesellschafter

Nehmen an der Gesellschafterversammlung einer GmbH nicht alle Gesellschafter teil, ist gegenüber dem Registergericht darzulegen und durch Vorlage entsprechender Unterlagen nachzuweisen, dass die nichterschienenen Gesellschafter ordnungsgemäß geladen worden sind (KG Berlin v. 20.02.2025 – 22 W 4/25).

Zum Sachverhalt:

Die Beteiligte ist eine UG (haftungsbeschränkt), welche seit 2012 im Handelsregister eingetragen ist. Als einzige Geschäftsführerin ist Frau Dr. N eingetragen. Die Gesellschaft hat ausweislich der zuletzt aufgenommenen Gesellschafterliste zwei Gesellschafter, Herrn S mit 2/3 der Geschäftsanteile und Frau G mit 1/3 der Geschäftsanteile. Mit notariell beglaubigter Anmeldung wurde am beantragt, Frau Dr. N als Geschäftsführerin abzuberufen, da diese verstorben war. Der Anmeldung beigefügt war ein von Herrn S unterzeichnetes Dokument namens “Niederschrift über die außerordentliche Gesellschafterversammlung der [Beteiligten] mit dem Sitz in Berlin am 16.12.2024“. Darin hieß es unter anderem:

"2. ERÖFFNUNG

G übernahm als einziger Teilnehmer in seiner Eigenschaft als Mehrheitsgesellschafter den Vorsitz in der Gesellschafterversammlung und eröffnete sie um 10 Uhr.

3. FESTSTELLUNG DER ORDNUNGSGEMÄßEN EINBERUFUNG

Der Vorsitzende stellte fest, dass die Gesellschafterversammlung form- und fristgerecht von ihm mittels eingeschriebenen Briefes am 04.12.2024 unter Mitteilung der Tagesordnung sämtlichen Gesellschaftern gegenüber einberufen worden ist und er gem. § 50 Abs. 3 S. 1 GmbHG zur Einberufung berechtigt war, weil die einzige Geschäftsführerin der Gesellschaft, Frau Dr. N, am 15.10.2024 verstorben ist.

4. ERLEDIGUNG DER TAGESORDNUNG

4.2 Der Vorsitzende schlug vor, wie folgt zu beschließen:

Frau […] und Herr […] werden zu Geschäftsführern der Gesellschaft bestellt. Sie vertreten die Gesellschaft jeweils entsprechend der allgemeinen Vertretungsregelung.

Die Gesellschafterversammlung beschloss daraufhin einstimmig, ohne Gegenstimmen und Enthaltungen, die vorstehende Geschäftsführerbestellung. Der Vorsitzende stellte den gefassten Beschluss fest und verkündete ihn."

Das Registergericht teilte der Beteiligten in der Folge mit, ausweislich der zuletzt aufgenommenen Gesellschafterliste habe sie zwei Gesellschafter, weswegen die ordnungsgemäße Ladung von G zur Gesellschafterversammlung nachzuweisen sei; alternativ könnte G den Beschluss auch im Nachhinein genehmigen. Die Beteiligte daraufhin ihre Rechtsauffassung mit. Falls das Registergericht diese nicht teile, bat sie um Erlass einer "rechtsbehelfsfähigen Zwischenverfügung".

In einem mit "Zwischenverfügung" benannten Schreiben an die Beteiligte vom 10.01.2025 führte das Registergericht aus, die Anmeldung könne nicht durchgeführt werden, da die Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses vom 16.12.2024 aufgrund einer fehlerhaften Ladung nicht ausgeschlossen werden könne. Die hiergegen gerichtete Beschwerde hatte vor dem KG keinen Erfolg.

Die Gründe:

Das Registergericht prüft vor der Eintragung die Ordnungsgemäßheit der Anmeldung, das heißt ob diese formgerecht erfolgt ist, die begehrte Eintragung eintragungsfähig ist und ob erforderliche Urkunden beigefügt sind. Bei einem Geschäftsführerwechsel ist zu prüfen, ob die angemeldete Änderung in der Person des Geschäftsführers durch die gemäß § 39 Abs. 2 GmbHG einzureichende Urkunde nachgewiesen ist. Dieser Nachweis wird mittels einer Dokumentation des Gesellschafterbeschlusses geführt.

Grundlage einer Eintragung als Geschäftsführer kann allerdings nur ein wirksamer Beschluss der Gesellschafterversammlung sein, denn nur dann liegt eine "Bestellung" im Sinne des § 39 Abs. 2 GmbHG vor. Sofern es sich nicht um eine Vollversammlung handelt, müssen daher alle Gesellschafter ordnungsgemäß geladen worden sein. Ist dies nicht der Fall, ist der Beschluss nach § 241 Nr. 1 AktG, der im GmbH-Recht entsprechend gilt, nichtig. Daher hat das Registergericht in diesem Fall ebenfalls zu prüfen, ob die nicht erschienenen Gesellschafter ordnungsgemäß zur Versammlung geladen worden sind.

Um die Richtigkeit der einzutragenden Tatsachen zu gewährleisten und keine Zweifel am Vorliegen der tatsächlichen Voraussetzungen zu wecken, ist auch hierüber ein urkundlicher Nachweis erforderlich. Dieser urkundliche Nachweis kann aber nicht durch eine bloße Behauptung erbracht werden. Es bedarf vielmehr einer Vorlage eines geeigneten urkundlichen Ladungsnachweises.

Bildnachweis:Nadzeya Haroshka/Stock-Fotografie-ID:1441847061