BMF präzisiert Anforderungen an den Nachweis von Bewirtungskosten

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 19. November 2025 (Aktenzeichen IV C 6 - S 2145/00026/005/033) seine Verwaltungsanweisungen zum steuerlichen Abzug von Bewirtungskosten überarbeitet. Die Aktualisierung war notwendig geworden, weil seit Jahresbeginn 2025 für Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen im Inland grundsätzlich elektronische Rechnungen zu verwenden sind. Diese Verpflichtung geht auf das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 zurück. Das bisherige Schreiben vom 30. Juni 2021 wird damit ersetzt. 

Hintergrund 

Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten können steuerlich zu 70 % geltend gemacht werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG erfüllt sind. Dazu gehört insbesondere ein ordnungsgemäßer Nachweis. Der Steuerpflichtige muss schriftlich dokumentieren, wann, wo und aus welchem Anlass die Bewirtung stattfand, wer daran teilnahm und welche Kosten angefallen sind. Erfolgt die Bewirtung in einer Gaststätte oder einem vergleichbaren Betrieb, muss zusätzlich die Rechnung des Gastronomen vorgelegt werden. Auf dem Eigenbeleg genügen dann die Angaben zu Anlass und Teilnehmern. 

Wesentliche Neuregelungen 

Anforderungen an Kassenbelege 

Nutzt der Gastronomiebetrieb eine elektronische Registrierkasse im Sinne der gesetzlichen Vorgaben (§ 146a Absatz 1 AO in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV), akzeptiert die Finanzverwaltung ausschließlich Belege, die maschinell erstellt, elektronisch erfasst und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt wurden. Handschriftliche Quittungen oder einfache maschinelle Ausdrucke ohne TSE-Absicherung werden nicht anerkannt. 

Konkretisierung der Leistungsbeschreibung 

Die Rechnung muss erkennen lassen, welche konkreten Speisen und Getränke serviert wurden. Pauschale Formulierungen wie "Speisen und Getränke" zusammen mit einem Gesamtbetrag genügen nicht. Allerdings werden gängige gastronomische Bezeichnungen wie "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" sowie selbsterklärende Abkürzungen akzeptiert. 

Elektronische Nachweisführung 

Rechnungen können dem Unternehmen elektronisch übermittelt werden, entweder als E-Rechnung gemäß § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG oder in einem anderen digitalen Format nach § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG. Auch der Eigenbeleg kann digital erstellt oder nachträglich digitalisiert werden. Wichtig ist dabei die elektronische Autorisierung durch digitale Unterschrift oder elektronische Genehmigung. 

Digitale Eigenbelege müssen mit der zugehörigen Rechnung elektronisch verbunden werden. Es reicht aus, wenn vom Eigenbeleg auf die Rechnung verwiesen wird. Zulässig sind verschiedene Verknüpfungsmethoden wie eindeutige Indexnummern, Barcodes oder die Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem. 

Bedeutung für die Praxis 

Die neuen Vorgaben gelten seit dem 1. Januar 2025. 

Unternehmer können sich darauf verlassen, dass eine Rechnung ordnungsgemäß erstellt wurde, wenn der Beleg aus dem elektronischen Kassensystem eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des Kassensystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthält. Diese Informationen können auch als QR-Code aufgedruckt sein. 

Bei technischen Störungen der Sicherheitseinrichtung darf die Kasse nach den Anwendungserlassen zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146a Nummer 1.14.2, 1.14.3 und 2.7) weiter genutzt werden, sofern die Störung auf dem Beleg erkennbar ist, beispielsweise durch das Fehlen der Transaktionsnummer oder eine andere eindeutige Kennzeichnung. Solche Belege werden für den Betriebsausgabenabzug grundsätzlich anerkannt. 

Praxishinweis 

Für die Umstellung auf E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin herkömmliche Rechnungen ausstellen, etwa in Papierform oder als PDF per E-Mail. Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. 

Bei Bewirtungen außerhalb Deutschlands zeigt sich die Finanzverwaltung pragmatisch: Kann glaubhaft dargelegt werden, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch erfasste Rechnung nicht erhältlich war, wird ausnahmsweise auch eine ausländische Rechnung akzeptiert, die den deutschen Anforderungen nicht vollständig entspricht. 

Bei Fragen zur steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. 

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