Tax-Compliance: E-Mails sind aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Beschluss vom 30. April 2025 (Az. XI R 15/23) entschieden, dass auch E-Mails zu den aufbewahrungspflichtigen Handels- und Geschäftsbriefen gehören. Bei einer Außenprüfung darf die Finanzverwaltung grundsätzlich sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anfordern. Der Beschluss ist auch für gemeinnützige Organisationen wichtig: Sie müssen ihre Datenbestände und ihre E-Mail-Kommunikation so organisieren, dass eine berechtigte Einsichtnahme durch die Finanzverwaltung möglich ist. 

Hintergrund 

Mit diesem Beschluss konkretisiert der BFH die Aufbewahrungspflicht von Handels- und Geschäftsbriefen nach § 147 Abs. 1 AO. Danach ist die gesamte, den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz aufzubewahren, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts im Sinne von §§ 343, 344 HGB bezieht. Auf die Form kommt es dabei nicht an – auch Fernschreiben, Telegramme und insbesondere E-Mails sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. Der BFH stellte klar, dass das auch für die E-Mail als solche gilt, insoweit sie selbst – und nicht lediglich ihr Anhang – rechnungslegungsrelevante Informationen enthält. 

Sachverhalt 

In diesem Fall wurde bei einer deutschen GmbH innerhalb eines internationalen Konzerns eine Außenprüfung für die Jahre 2012 bis 2014 angeordnet. Die GmbH hatte auf Grundlage eines „Sales and Marketing Agreement“ („SMS-Agreement“) Servicedienstleistungen für eine andere, ausländische Konzerngesellschaft erbracht. Das Finanzamt verlangte im Verlauf der Prüfung die Bereitstellung empfangener und abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstiger steuerlich bedeutsamer Unterlagen. Es forderte auch die Vorlage der E-Mails in maschinell auswertbarer Form an, weil zahlreiche Dokumente elektronisch geführt wurden. Darüber hinaus verlangte das Finanzamt ein Gesamtjournal, das heißt eine tabellarische Übersicht aller ein- und ausgehender E-Mails der Jahre 2012 bis 2014. Ausgenommen war die rein firmeninterne Kommunikation und private Korrespondenz. Die GmbH legte hiergegen Einspruch ein und erhob Klage, weil das Verlangen des Finanzamts zu weitgehend und mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden sei. Für die Vorlage des Gesamtjournals fehle es zudem schon an einer Rechtsgrundlage.   

Entscheidung des Gerichts 

Der BFH wies die Revision der GmbH zurück: 

Aufbewahrungspflichtig im Sinne des § 147 AO sind nicht nur Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern die gesamte, den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz, insoweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts im Sinne von §§ 343, 344 HGB bezieht. Insbesondere durfte das Finanzamt im Rahmen der Außenprüfung die Vorlage sämtlicher E-Mails verlangen, die die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung des „SMS-Agreements“ mit der anderen Konzerngesellschaft einschließlich der Verrechnungspreisdokumentation betrafen. Davon seien nur E-Mails privater Natur oder die firmeninterne Kommunikation ausgenommen.  

Das Finanzamt war damit nicht daran gehalten, die Steuererklärungen der GmbH prüfungslos zu akzeptieren und sich auf die bloße Vorlage des „SMS-Agreements“ verweisen zu lassen. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht der GmbH beziehe sich nicht nur auf den Abschluss, sondern auch auf die Vorbereitung und die Durchführung des „SMS-Agreements“ als Handelsgeschäft. Das Finanzamt durfte demnach die Vorlage der E-Mails als Nachweis über die Vollständigkeit der erklärten Betriebseinahmen und zur Überprüfung der angewandten Verrechnungspreismethode anfordern. Ohne Vorlage der E-Mails wäre es dem Finanzamt nicht möglich gewesen, die Angaben der GmbH sowohl im Hinblick auf die Verrechnungspreismethode als auch hinsichtlich der Art und des Umfangs ihrer Tätigkeiten zu überprüfen. 

Der Verhältnismäßigkeit steht der Zeit- und Kostenaufwand der GmbH nicht entgegen – sie hat ihre Datenbestände so zu organisieren, dass eine berechtigte Einsichtnahme durch die Finanzverwaltung erfolgen kann, ohne dass dabei geschützte Bereiche berührt werden. 

Insgesamt sei die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich dazu berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Sie darf aber kein Gesamtjournal verlangen, das erst noch erstellt werden müsste und Informationen zu solchen E-Mails enthalten hätte, die keinen steuerlichen Bezug haben. 

Ausblick 

Der Beschluss des BFH verdeutlicht, dass E-Mails aufbewahrungspflichtig sind, wenn sie selbst steuerrelevante Informationen enthalten. Gemeinnützige Organisationen sollten ein funktionierendes E-Mail-Archivierungssystem einrichten, steuerlich relevante Inhalte rechtzeitig kennzeichnen und ihre Mitarbeitenden schulen. Innerhalb der Organisation muss sichergestellt sein, dass E-Mails so organisiert und strukturiert sind, dass steuerrelevante Inhalte zuverlässig erkannt, archiviert und wiedergefunden werden. Geschäftliche und private Kommunikation sollte klar voneinander getrennt sein. Wer verantwortungsvoll und sorgfältig mit der Archivierung und Selektion der E-Mails umgeht und frühzeitig klare Prozesse einführt, minimiert Risiken für die Gemeinnützigkeit und ist im Prüfungsfall durch die Finanzverwaltung vorbereitet. 

Falls Sie Unterstützung hinsichtlich Ihrer Compliance-Strukturen benötigen, wenden Sie sich gerne an die Expertinnen und Experten von SCHOMERUS. 

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