Verrechnungspreisdokumentation – automatische Vorlagepflicht und Verkürzung des Vorlagezeitraums seit 01.01.2025

Worum geht es?

Bei Geschäftsbeziehungen mit Auslandsbezug innerhalb der Unternehmensgruppe, müssen entsprechende Aufzeichnungen geführt werden. Dabei geht es darum, dass das Finanzamt sich einen Überblick über die Vorgänge verschaffen und prüfen kann, ob die Liefer- und Leistungsbeziehungen angemessen und wie unter fremden Dritten vereinbart und verrechnet werden.

Die Dokumentationspflicht bezieht sich auf folgende Themen:

Transaktionsmatrix:

• Gegenstand und Art der Geschäftsbeziehungen

• Beteiligte Leistungsempfänger und Leistungserbringer

• Volumen und Entgelt der Geschäftsvorfälle

• Vertragliche Grundlage

• Angewandte Verrechnungspreismethode

• Betroffene Länder

• Vorgänge, die in Deutschland nicht der regulären Besteuerung unterliegen

Sachverhaltsdokumentation:

• Wirtschaftliche und rechtliche Rahmenbedingungen

• Beschreibung der Liefer- und Leistungsbeziehungen

• Funktions- und Risikoanalyse

Angemessenheitsdokumentation

• Darstellung der angewandten Verrechnungspreismethode

• Unterlagen über die Ermittlung der internen Verrechnungspreise

Dokumentation zu außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen, z.B:

• Abschluss und Änderung langfristiger Verträge

• Übertragung und Überlassung von Vermögenswerten

• Änderung der Geschäftsstrategie

• Abschluss von Umlageverträgen

Des Weiteren bei Unternehmen mit Umsatz > 100 Mio € im vorangegangenen Wirtschaftsjahr: Stammdokumentation, d.h. eine umfangreiche Darlegung der Unternehmensstruktur und -aktivitäten.

Bisher haben die Finanzbehörden die Vorlage von Aufzeichnungen in der Regel nur bei der Durchführung einer steuerlichen Außenprüfung verlangt, verbunden mit einer längeren Frist.

Was ist neu?

Seit 01.01.2025 können die Finanzbehörden jederzeit die Vorlage der Aufzeichnungen verlangen. Im Falle einer Außenprüfung müssen die Aufzeichnungen ohne ein gesondertes Verlangen innerhalb von 30 Tagen vorgelegt werden. Eine Verlängerung dieser Frist ist nur in begründeten Einzelfällen möglich.

Neu ist außerdem die Pflicht zur Erstellung der Transaktionsmatrix als eine Art kondensierte Darlegung der Verhältnisse, auf deren Basis das Finanzamt Prüfungsschwerpunkte erkennen und weitere Detailfragen stellen soll.

Unveränderte Ausnahme

Für kleinere Unternehmen, welche mit verbundenen Unternehmen Warenumsätze von max. 6 Mio € und Dienstleistungsumsätze von max. 600.000 € haben, gibt es Erleichterungen von den Aufzeichnungspflichten.

Praxishinweise

Die automatische Vorlagepflicht und die Verkürzung des Vorlagezeitraums der Verrechnungspreisdokumentation bringen es mit sich, dass die Verrechnungspreisdokumentation schon vorliegen muss, bevor die Außenprüfung angekündigt wird. Betroffene Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob ihre vorhandene Verrechnungspreisdokumentation den gesetzlichen Anforderungen genügt und gegebenenfalls nachschärfen. Dazu gehört auch das Vertragswerk hinsichtlich Lieferungen und Leistungen innerhalb der Unternehmensgruppe.

Die Erstellung einer Verrechnungspreisdokumentation ist hierbei nach unserer Erfahrung nicht nur „bürokratische Pflicht“; sie hilft auch dabei, Geschäftsprozesse im Unternehmen zu definieren und zu optimieren.

Aufgrund der erklärtermaßen risikoorientierten Prüfung der Verrechnungspreise durch die Finanzverwaltung ist mit zielgerichteten, detaillierten Fragen im Rahmen von Außenprüfungen zu rechnen. Eine gute Vorbereitung zahlt sich dabei aus.

Dürfen wir Sie hierbei unterstützen? Kontaktieren Sie uns gern.

Bildnachweis:Tolimir/Stock-Fotografie-ID:810340636